Kuntien julkiset hankinnat

”Miksi ei vain voida ostaa suoraan ja pelkästään oman kunnan yrittäjiltä palveluita?”

Julkiset hankinnat herättävät paljon keskustelua ja kysymyksiä. Kunnat eivät varmasti osta kiusallaan muiden kuntien yrittäjiltä palveluita, oman kunnan alueen yrittäjien sijaan, vaan julkisia hankintoja ohjaa hankintalaki, jota kuntien tulee noudattaa. Mutta kuntien tulee myös osata toteuttaa julkiset hankinnat oikein. Otetaanpa esimerkki, joka yleensä herättää paljon keskustelua niin kuntalaisissa kuin viranhaltijoissa sekä luottamushenkilöissä.

”Tarjouskilpailumme voitti vieraspaikkakuntalainen yritys ja oman kuntamme yritystä ei valittu. Voimmeko järjestää uuden tarjouskilpailun ja muokata tarjouspyyntöä siten, että oman kunnan yritys voittaa?”

• Tarjouskilpailun voi toteuttaa uudestaan, mutta vain perustelluista syistä. Hankintalain mukaan se ei ole perusteltu syy, että tarjouskilpailua ei voittanut se yritys, jonka kunta tai kuntalaiset olisivat halunneet. Hankintalain mukaan kunta ei myöskään saa suosia tai syrjiä oman alueen yrityksiä eikä myöskään muiden kuntien alueen yrityksiä.

• Tarjouskilpailun soveltuvuusvaatimukset, vähimmäisvaatimukset sekä pisteytettävät vertailukriteerit eivät saa suosia tai syrjiä tarjoajia, vaan niiden tulee olla yhdenvertaiset sekä liittyä hankinnan kohteeseen (FINLEX). Jos hankinnan kohteena on vaikkapa uuden sairaalan rakennusurakka, niin lain mukaan tarjoavalta yritykseltä voidaan edellyttää tiettyä liikevaihtoa ja vaikkapa hankinnan kohteeseen liittyvää useampaa vastaavanlaista referenssiä. Hankintalain mukaan tarjoavalla yrityksellä ei myöskään saa olla verovelkaa tai jos on, niin siitä pitää olla maksusuunnitelma verottajan kanssa. Myöskään tarjoavan yrityksen päättäjillä tai yrityksellä itsellään ei saa olla voimassaolevia tuomioita ja esimerkiksi kaikki lakisääteiset työnantajamaksut ja velvoitteet tulee olla hoidettuna. Laki edellyttää myös monia muita soveltuvuuden vaatimuksia tarjoavalle yritykselle (ESPD -lomake).

• Soveltuvuusvaatimukset koskettavat siis tarjoavaa yritystä ja niillä varmistetaan, että tarjoava yritys on ns. ”oikeustoimikelpoinen” ja kykenee toteuttamaan hankinnan kohteena olevan kokonaisuuden. Elleivät soveltuvuusvaatimukset täyty, tarjoava yritys suljetaan tarjouskilpailusta pois.

• Kun käsitellään varsinaista hankinnan kohdetta, puhutaan vähimmäisvaatimuksista ja ne joko täyttyvät tai eivät täyty ja elleivät ne täyty, tarjoavan yrityksen tarjous hylätään. Yhtenä vähimmäisvaatimuksena voidaan esimerkiksi edellyttää nimetyn työmaajohtajan omaavan tietyn kokemuksen vuosissa, tietyn koulutuksen/tutkinnon ja vaikkapa useamman referenssin vastaavanlaisista sairaalan rakennusurakoista (tässä viitataan edellisen kohdan sairaalan rakennusurakan esimerkkiin). Vähimmäisvaatimuksina voidaan edellyttää myös vaikkapa sellaisia työmaakoneita, joiden päästöluokitukset ovat tietyllä tasolla. Vähimmäisvaatimukset tarkoittavat siis käytännössä sitä, että laatua edellytetään ja laadulle tulee olla aina selkeät mittarit.

Tarjousten laadun pisteytys?

Yrityksille voidaan toki antaa tarjouskilpailussa lisäpisteitä vaikkapa siitä, että nimetyllä työmaajohtalla onkin referenssejä enemmän kuin vähimmäisvaatimuksessa edellytettiin. Tämä tarkoittaa yksinkertaistettuna seuraavaa: ”vähimmäisvaatimuksena on kolme referenssiä vastaavanlaisista sairaalaurakoista ja jos vastaavanlaisia referenssejä on enemmän kuin kolme, saa kyseinen tarjous viisi lisäpistettä”. Lisäpisteitä voidaan antaa myös, jos työmaakoneiden päästöluokitukset ovatkin paremmat kuin vähimmäisvaatimukset.

Paikallistuntemuksesta voidaan antaa myös tietyissä määrin lisäpisteitä, mutta lisäpisteitä ei voi antaa siitä, että yritys on paikallinen. Paikallistuntemuksen pisteytys ei myöskään voi ratkaista koko tarjouskilpailua, vaan siitä voi saada vain lisäpisteitä lopulliseen vertailuun. Paikallistuntemuksen huomioiminen ja hyödyntäminen voisi tulla kyseeseen mahdollisesti erilaisten kuljetuspalveluiden toteuttamisessa – esim. potilaskuljetuksissa tms. Kun julkisten hankintojen yhteydessä puhutaan paikallisuuden hyödyntämisestä (HUOM! hyödyntämisestä, ei suosimisesta), usein nousee esille kuntien elintarvikehankinnat. Kuntien elintarvikehankintojen tarjouspyynnössä ei voida edellyttää, että peruna on viljelty paikkakunnalla (koska kyseinen vaatimus syrjii muiden kuntien perunan viljelijöitä), mutta tarjouspyynnössä voidaan edellyttää tai antaa vaikkapa lisäpisteitä, jos perunan matka pellolta keskuskeittiöön kestää vain tietyn ajan, jolla varmistetaan tuoreuslaatu. Voidaan myös edellyttää tiettyä perunalajiketta. Lisäksi isoja hankintakokonaisuuksia voidaan jakaa osiin siten, että esim. pienemmät yritykset voivat tarjota vain yhtä osakokonaisuutta.

On hyvä muistaa, että jos vaaditaan laatua, niin laatua tulee voida mitata, koska muuten laatua on käytännössä mahdoton pisteyttää tai arvioida ja verrata muihin tarjouksiin. Hankintalaki myöskin edellyttää, että tarjouspyynnön vertailukriteerit ovat yksiselitteiset ja laadittu siten, että käytännössä jokainen tarjoaja kykenee pisteyttämään oman tarjouksensa. Tarjouspyynnössä ei voi olla pisteytettävänä vertailukriteerinä esimerkiksi seuraavanlaista: ”paras kaukoputki saa enimmäispistemäärän”. Mutta seuraavanlainen voi olla: ”enimmäispistemäärän saa kaukoputki, jonka tarkkuus on 0,001 kaarisekunttia.”. Jälkimmäinen on hyvin selkeä sekä mitattavissa oleva, koska jokainen tarjoaja tiedostaa mitä tarkoitetaan kaarisekunnilla, kun puhutaan kaukoputkien tarkkuudesta. Ed.mainittu esimerkki voidaan muotoilla tarjouspyyntöön vaikka siten, että enimmäispistemäärä on 10 p ja seuraavaksi tarkin kaukoputki saa 8 p ja kolmanneksi tarkin kaukoputki saa 6 p jne. Samaa periaatetta voidaan hyödyntää paikallisliikenteen liikennöitsijän linja-autojen päästövertailussa.

Hankintalaki

Julkisten hankintayksiköiden (kunnat, kaupungit, sairaanhoitopiirit, valtion liikelaitokset jne.) tulee kilpailuttaa hankintansa julkisen hankintalain mukaan, noudattaen yhdenvertaisuuden, syrjimättömyyden, avoimuuden sekä suhteellisuuden periaatteita. Yksinkertaistettuna tämä tarkoittaa sitä, että julkiset hankinnat tulee kilpailuttaa avoimesti ja tarjouspyynnöt tulee julkaista julkisesti HILMA -kanavassa. Kilpailuttamisvelvoite koskettaa lähtökohtaisesti kansallisen kynnysarvon sekä EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja (Kynnysarvot). Pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia ja tämä tarkoittaa tiivistettynä sitä, että pienhankintojen tarjouspyyntöä ei tarvitse julkaista HILMA -kanavassa avoimesti ja julkisesti, vaan hankintayksikkö voi pyytää tarjoukset haluamiltaan tarjoajilta (suositeltavaa on pyytää tarjoukset 3-5 yritykseltä), mutta pienhankintojen tarjoukset tulee kuitenkin vertailla ja arvioida sekä pisteyttää aivan samoin menetelmin kuin kansalliset ja EU-hankinnat. Täältä voi lukea aiheesta lisää: ”julkiset hankinnat”.

Miksi ei siis vain voida ostaa suoraan palveluita oman kunnan yrittäjiltä? Tottakai voidaan! Mutta siinä tulee noudattaa hankintalakia (pienhankintojen osalta tulee noudattaa julkisten hankintojen periaatteita) ja oman kunnan yrittäjien tulee täyttää kunnan tarjouspyyntöjen mukaiset kriteerit. Kunnan tarjouspyynnöt tulee myös laatia julkisten hankintojen periaatteiden mukaisesti, jolloin on mahdollista saada hyviä ja laadukkaita tarjouksia. Hankintalain sallimat markkinavuoropuhelut ovat hyvä työkalu tässä. Oman kunnan tarjouskilpailuihin voi käytännössä osallistua yritys mistä vain (hankintalaki ja kynnysarvot huomioiden toki) ja jos kyseisellä yrityksellä on laadukkaampi tarjous, kun oman kunnan yrittäjällä, niin se todennäköisesti voittaa tarjouskilpailun ja se on hankintalain mukaan oikein. Kun julkisten hankintojen tarjouskilpailujen tarjouksia arvioidaan ja pisteytetään, ei kenenkään mielipiteillä ole väliä – ei viranhaltijoiden, ei luottamushenkilöiden eikä kuntalaisten. Ainoastaan hankintalain mukaisilla tarjouspyynnön vaatimuksilla on merkitystä sekä sillä, että tarjoukset täyttävät kyseiset vaatimukset. Tässä taas kunnan tulee olla tarkkana ja laatia tarjouspyynnöt selkeästi.

Ota yhteyttä Novicen Anttiin, niin jutellaan lisää!

Ps. Aikaisempi kirjoituksemme julkaistiin sosiaalisessamediassa, 8.18.2021

”#JulkisetHankinnat

Viime aikoina monet kuntalaiset ja myös media ovat pohtineet miksi kunnat/kaupungit/sairaanhoitopiirit/jne. ostavat vain halvinta? Miksi laatua ei osteta? Miksi laatua ei seurata? Miksi sopimuskauden aikaista työtä ei seurata?

Väitämme, että jokainen kunta haluaa ostaa laatua ja varmistua laadukkaan palvelun tarjoamisesta asukkailleen. Moni kunta kamppailee samojen inhimillisten asioiden parissa kuin jokainen kuntalainenkin: aikataulu- ja resurssihaasteiden parissa sekä siinä kuinka sanoittaa, mitoittaa ja toteuttaa laadukkaiden palveluiden vaatimukset tarjouspyyntöihin?

• Ennakointi
• suunnittelu
• valmistelu ja markkinavuoropuhelut kunnan ja potentiaalisten tarjoajien kesken mahdollistavat hyvät lähtökohdat onnistuneelle hankinnalle sekä selkeille tarjouspyynnöille ja laadukkaille tarjouksille. 

LAATUA voidaan ja pitääkin edellyttää julkisissa hankinnoissa. Jos hinta on ainoa vertailtava kriteeri, niin silloin lain mukaan halvin tarjous saa eniten pisteitä ja kunnan on valittava kyseinen tarjous (vähimmäisvaatimukset tulee tietenkin täyttyä myös). 

• Laatu voidaan myös asettaa vertailtavaksi ja pisteytettäväksi kriteeriksi, hinnan ohella.
• Laatu voidaan sisällyttää palvelulupaukseen (jolloin tarjoavan yrityksen täytyy sitoutua esim. oikeanlaiseen hoitajamitoitukseen, sisäilmaongelmattomaan uuteen kouluun jne.)
• Laatuvaatimukset voidaan sisällyttää suoraan soveltuvuusvaatimuksiin, joita vaaditaan tarjoavalta yritykseltä. Lisäksi ne voidaan myös sisällyttää hankinnan ehdottomiin vaatimuksiin ja sopimusehtoihin.

Summasummarum: Havaintojemme ja kokemuksemme perusteella ne julkiset hankinnat, joissa on toteutettu hankintalain sallima avoin markkinavuoropuhelu viranhaltijoiden ja potentiaalisten tarjoajien kesken, on mahdollistanut laadukkaan lopputuloksen. Edellytyksenä on tietenkin ollut vuorovaikutteisuus sekä molemminpuolinen halukkuus ja kyvykkyys toteuttaa paras mahdollinen lopputulos.